Archivace, šanony, skartace a jak zajistit přehled v dokladech

Jak správně archivovat

Praktický přehled toho, co musíte uchovávat, co můžete skartovat a jak na to.

Archivace dokumentů není jen o úspoře místa v kanceláři, ale především o splnění zákonných povinností a ochraně firemních dat. V tomto článku vám poradíme,

jak na to – ať už archivujete v tištěné, elektronické nebo kombinované podobě.

Kdo má povinnost archivovat?

Povinnost uchovávat dokumenty se vztahuje na:

zaměstnavatele,
účetní jednotky,
osoby povinné k dani,
podnikatele vedoucí daňovou evidenci.

Archivace se přitom odvíjí od typu dokumentu — každý má jinou lhůtu uchování.

Jak dlouho archivovat dokumenty?

Daňové a účetní doklady:

5 let: účetní knihy, doklady, záznamy, přehledy
10 let: účetní závěrky, výroční zprávy, daňové doklady

Dokumenty zaměstnavatele:

3 roky: evidenční listy
6 let: seznam společníků a členů orgánů společnosti
10 let: mzdové listy pro starobní důchodce
30 let: mzdové listy pro důchodové pojištění

Archiválie (nelikvidovatelné):

Dokumenty se uchovávají trvale dle zákona č. 499/2004 Sb., příloha č. 1.
Týká se obchodních společností, družstev, notářů, politických stran – nikoli OSVČ.
Patří sem např. dokumenty o vzniku/zániku firmy, řízení společnosti, majetku či podnikatelských záměrech.
❗ Zničení bez schválení archivu může být pokutováno.

Jak správně dokumenty zlikvidovat?

Nejbezpečnějším způsobem je skartace – zabráníte tak úniku citlivých údajů.

Od ledna 2023 platí nové stupně zabezpečení skartovaček:

Nové označení: NN1 – NN4 (dříve 1–4)
Nevíte, jakou vybrat? Přečtěte si náš návod → Jak vybrat skartovačku

Jak uchovávat dokumenty?

Tištěná archivace

Pořadače – plastové, papírové, prešpánové, pákové, kroužkové
➝ Vyberte si pořadač zde →
Štítky a rozdružovače – pro přehledné označení
➝ Podívejte se na štítky zde →
Úložné boxy a archivační krabice – ideální pro dlouhodobé uložení
➝ Zobrazit nabídku boxů →
Zakládací obaly a rychlovazače – ochrání jednotlivé listy
➝ Kompletní výběr obalů →